Excel情報514　セル--ドロップダウンリスト(入力規則)の参照を自動的に変更する方法　パート２

【テーマ】
今回は、「データの入力規則」で使えるドロップダウンリストの参照範囲を自動で変更する方法をご紹介します。

【方法】
ドロップダウンリストに使用するリストをテーブル化します。

【参考】
OFFSET、COUNTA関数を使用しても同じことができます。詳細は「バックナンバー511」をご参照ください。

ドロップダウンリストを設定すると、入力する手間が省けたり、入力ミスを防げたりしてとても便利です。

しかし選択肢の数が増減したら、その都度リストの参照範囲も修正する必要があります。

「バックナンバー511」では、OFFSET、COUNTA関数を使い、

リストの範囲を自動で変更する方法をご紹介しましたが、

今回はテーブルを作成して同じことを実現する方法をご紹介します。

ドロップダウンリストの選択肢を増やすと(減らすと)・・・

その都度、リストの範囲も変更しなければいけない。

リストをテーブル化すると、参照範囲が自動的に拡張・縮小します。

■設定方法

例として下図を使用します。

「社員名簿」の「部署名」欄にドロップダウンリストを設定します。

リストには下図の部署名リストを使用します。

１．ドロップダウンリストの設定

　　　　　ドロップダウンリストを設定したいセルまたはセル範囲を選択し、

　　　　　「データの入力規則」の「元の値」を指定します。

※ドロップダウンリストの設定の詳細は、以下のバックナンバーをご参照ください。

プルダウンリストの選択肢に「総務部」「人事部」「財務部」「経理部」が表示されました。

ここまでは通常の[データの入力規則]を使っての[リスト]の設定になります。

２．テーブルの作成

　　　　①部署名リストの任意のセルを選択し(例ではB3セル)、

　　　　②[挿入]タブから③[テーブル]をクリックします。

※ショートカットキー(Ctrl + L または Ctrl + T)でテーブルを作成できます。

※テーブルの設定の詳細は、以下のバックナンバーをご参照ください。

３．[先頭行をテーブルの見出しとして使用する]にチェックが入っていることを確認し、

　　　[OK]をクリックします。

　　　(チェックが入っていない場合は、チェックを入れてください。)

部署名リストがテーブルに変換されました。

　　　部署名リストに「情報システム部」を追加すると・・・

　　　リストの範囲を変更しなくても、自動でドロップダウンリストに「情報システム部」が追加されました。

■ご注意ください

リストにデータを追加する際、空白セルを詰めずに追加すると、

ドロップダウンリストに正しく追加されません。