「StiLL」デザイン情報301 開発ガイド -- ファイルの共有管理に使える便利な機能とヒント

【テーマ】
業務の共有で使用するファイルや保存場所、うまく運用できてますか。今回は主にファイルの共有に便利な機能を紹介します。

【方法】
「ファイルを開く(BtOpen)」
「名前を付けて保存(BtNamedSave)」
「ファイル一覧選択(BtDialogOpen)」
「メニュー型システムテンプレート」等を使います。

【参考】
業務のフォルダを作り、その中で完結する仕組みを作る事をお勧めします。

■ 今回の内容

業務ファイルを共有する中で、ファイルの名前や保存場所など、規則を守って運用することは意外と難しいですよね。

今回は、StiLLボタンやメニューでファイルを共有する仕組みをご紹介します。

■ 解決１：エクスプローラーを使わず、ボタンで一発起動

［特定ファイルの起動方法］

送付書、申請書など、特定の原本ファイルは、「ファイルを開く(BtOpen)」ボタンでどこからでも開くことができます。

「StiLL」>「ボタンテンプレート」でボタン貼付け後、ボタンをクリックで出てくる機能選択画面で、

「ファイルを開く」を選択します。

「BtOpen(ファイルを開く)」ボタン設定イメージ

設定のポイント

① エクスプローラーで参照するように、開くファイルを指定します。

② 上書きされては困るファイルを開くときは「読取専用で開く」をチェックします。

③ 複数人で開く時に出てくる２重起動の警告を出したくない場合はチェックを入れます。

（②を設定すると、③を設定しなくても警告は出ません）

④ ボタンの見出しは、実際の業務内容に合う内容にします。

作成したボタンはどこからでも起動できるので、原本がどこにあるか教える必要がありません。

■ 解決２：決められた場所に決められた名前で保存

［決められたルールで保存する方法］

入力した原本ファイルは、「名前を付けて保存(BtNameSave)」ボタンを使って保存します。

「StiLL」>「ボタンテンプレート」でボタン貼付け後、ボタンをクリックででてくる機能選択画面で、

「名前を付けて保存」を選択します。

「BtNamedSave(名前をつけて保存)」ボタン設定イメージ

設定のポイント

① エクスプローラーで参照するように、保存するフォルダを指定します。

② 任意のファイル名を自動で作成する場合は、下記「ファイル名の自動作成」を参照ください。

③ 自動で保存する場合は、チェックを入れます。

④ 上書きの確認や、保存後の挙動について設定ができます。

⑤ 秘匿性のい高い内容の場合、パスワードを設定できます。

⑥ ボタンの見出しは、実際の業務内容に合う内容にします。

ファイル名の自動作成

例えば、ファイルの名前を、[作成日]+[申請者].xlsxというルールで自動的に保存させるには、

数式を使ってセルに作成し、そのセルを設定②で指定します。

これで原本を上書きされず、所定のフォルダに決めたルールの名前で保存できますね。

■ 解決3：保存済みのファイルを検索・参照して開く

［指定フォルダを表示して開く方法］

保存したファイルは、「ファイル一覧選択(BtDialogOpen)」ボタンを使って、検索・参照して開くことができます。

「StiLL」>「ボタンテンプレート」でボタン貼付け後、ボタンをクリックででてくる機能選択画面で、

「ファイル一覧選択」を選択します。

「BtDialogOpen(ファイル一覧選択)」ボタン設定イメージ

設定のポイント

① エクスプローラーで参照するように、参照するフォルダを指定します。

② ①のフォルダ以下にもフォルダがあり、参照を可能にさせる場合や一覧の並び順などを指定します。

③ 特定の種類のファイルを参照する場合、選択します。

④ ボタンの見出しは、実際の業務内容に合う内容にします。

作成したボタンを実行すると、直接フォルダを参照するダイアログが表示され、開くことができます。

ダイアログには検索機能があり、ファイル名に含まれるキーワードで絞り込むことができます。

これでルールの告知やマニュアルを作らなくても、よくなりますね。

■ 解決４：メニューを作成して共有しましょう

［共有メニューを作り、ドキュメントを共有する］

業務のメニューを作成し、上記のボタンを配置すれば、サーバー内のファイルの扱いが非常に楽になります。

メニューは、すぐ使えるメニューテンプレートが用意されています。

「StiLL」>「システムテンプレート」から、用途に応じたものを差込み、共有フォルダに配置します。

業務メニュー例

■ ご参考までに

メニュー含め、各フォルダやファイルを一つのフォルダ内に作成することをお勧めします。

StiLLのファイルやフォルダを参照する項目を「相対位置」として指定すると、別のドライブや階層に移動しても、

ボタンの設定を修正しなくても、そのまま使うことができ、メンテナンスが非常に楽になります。

フォルダ構成イメージ

（各ボタンの設定内容の詳細はStiLLヘルプをご確認ください）