「StiLL」デザイン情報303 StiLLでできること -- 日常で使える業務フローを作成しよう

【テーマ】
社内の業務フロー資料にStiLLの機能を加え、日常的に使えるようにするアイデアを解説します。

【方法】
「ファイルを開く(BtOpen)」ボタン
「アプリ起動(BtExe)」ボタン
「ハイパーリンクを設定する(BtHyperLink)」ボタン
「メール送信(BtMail)」ボタン
などを使い、次の行動に繋げます。

【参考】
業務の把握と、実務の迅速な行動がとれるフローづくりを目指しましょう。

■ 今回の内容

社内には業務遂行のための様々な資料があります。

特に業務フローは、業務を正しく遂行するためには必要なものですが、その資料、日常的に使われてますでしょうか。

今回は、作成した業務手順にStiLLの機能を使って、日常で使える業務フロー資料にする方法やアイデアを解説します。

【例：クレーム対応の業務フローと現状】

クレーマーのイラスト（女性）,急いで走る作業員のイラスト（ヘルメットの男性）,電話対応に追われる会社員のイラスト（男性）

【ケース1】必要なファイルを開く

クレーム電話の場合、まずは謝罪・傾聴の上、内容の確認と正確な記録が重要になります。

どのような問答をするか、詳細な資料がある場合、その資料を「開く」機能をボタンに割り当てます。

ファイルを開く機能は、StiLLボタンテンプレート > 「ファイルを開く(BtOpen)」ボタンで作成できます。

！ポイント

ファイルは、アプリと関連付けられたものであれば、どのような種類でも開くことができます。

【ケース2】アプリケーションを起動する

受付システムなど、専用のアプリケーションがある場合、「アプリ起動(BtExe)」ボタンで起動させることが可能です。

クレーム対応システム

！ポイント

SaaSなど、システムがクラウド上にある場合、「ファイルを開く(BtOpen)」ボタンでURLを指定することでサイトを起動することも可能です。

※他社システム・サービスとの連携を前提に加入・購入を検討する場合は、事前に検証を行ってください。

【ケース３】手配、報告に関連する機能

受付をした後は、迅速な手配・対応が重要です。

手配先の選定、対応依頼、情報の提供をいかに早くできるかにかかっています。

【ケース3-1】電話をかける

インターネット回線を使ったIPフォンサービスと連携させることで、即時電話をかけることも可能です。

メールアドレスをクリックするとメールアプリが起動する「URIスキーム」の設定で、「tel」のリンクで起動する電話アプリを登録します。

「ハイパーリンクを設定する(BtHyperLink)」ボタンで電話番号のリンクを作成すれば、ワンクリックで電話の発信が可能になります。

【ケース3-２】メールで通知する

「メール送信(BtMail)」ボタンを使うと、メールアプリを即時起動することが可能です。

あらかじめ用意した定型文、対応先の情報などをリンクさせて、本文を自動作成し、即時送信することが可能です。

内容が都度変わる、「ハイパーリンクを設定する(BtHyperLink)」ボタン、「メール送信(BtMail)」ボタンは、

セルリンク型のボタンで作成します。

※他社システム・サービスとの連携を前提に加入・購入を検討する場合は、事前に検証を行ってください。

【ケース４】結果登録・分析・再発防止など

対応が終わり、結果を報告し、全て完了。。。だけでは進歩がありません。

対応への評価や、内容の分析、再発防止を考えるなど、蓄積された情報を使って、やれることは続きます。

データベースやCSV、抽出可能な形式であれば、以下の機能でデータを取込み、EXCELで集計することが可能です。

「DBデータ取得(BtQuery)」：ODBC接続によるデータベースからのデータ抽出

「CSVデータ取得(BtTextRead)」：システムから出力されたCSVファイルの取込み

「Excelデータ取得」：複数ブックからのデータ統合抽出

「WEBリソースの送受信(BtWEBPost)」：APIリクエストによるデータリソースの取得

「CSVデータ更新(BtTextWrite)」：外部データ出力（AI分析用のデータ作成など）

　まとめ

業務フローをEXCELで、フローをStiLLボタンで作成することで、業務の流れを確認しながら、必要な資料やシステムにダイレクトに

アクセスできる仕組みが出来上がります。

是非チャレンジしてみてください！

■ 参考

各ボタン機能の作成、設定方法は、StiLLヘルプまたは開発ガイドをご参照ください。

情報共有や他社製品との連携に関する下記バックナンバーもあわせてご参考にしてください。

「StiLL」デザイン情報301 開発ガイド -- ファイルの共有管理に使える便利な機能とヒント

「StiLL」デザイン情報237 開発-- Zoom Phone を制御してPCから電話をかける

「StiLL」デザイン情報247 開発 -- 　kintoneのデータ＆添付ファイルを手軽に取得

「StiLL」デザイン情報281 StiLLコマンド-- GMAIL送信機能「メールを送信 (BtMail)」

「StiLL」デザイン情報277 開発 -- ChatGPT制御の方法

以上