Excel情報558　挿入 --テーブル機能で仕事がスムーズに！便利機能をご紹介！

【テーマ】
データの整理や集計は手間がかかりますが、「テーブル機能」を使えば、データ追加時の拡張が自動化されたりなど、その手間が軽減されます。今回はテーブル機能についてご紹介します。

【方法】
表内のセルを選択→[挿入]タブ→[テーブル]→範囲を確認→OK。表内の任意のセルを選択後、[Ctrl]+Tキーを押すことでもテーブルに変換できます。

【参考】
テーブル機能を使い、グラフの範囲を自動で更新する方法は、バックナンバーの第557回をご参照ください。

■ 今回の内容

今回はテーブル機能についてご紹介します。

日々のExcel作業、特にデータの整理や集計は手間がかかるものかと思われます。

しかし、Excelの「テーブル機能」を使えば、その作業が驚くほどスムーズになります。

テーブル化することで、データ追加時の拡張が自動化されたり、視覚的にわかりやすくなるため、

作業効率が向上し、ミスの削減にもつながります。

■ 設定方法

①表内の任意のセルを選択

②「挿入」タブをクリック

③「テーブル」をクリック

④テーブルに変換するセルの範囲が表示されますので、範囲が正しいことを確認して「OK」をクリックします。

表が「テーブル」に変換されました。

※表内の任意のセルを選択後、[Ctrl]+Tキーを押すことでもテーブルに変換できます。

テーブルには自動的に書式が設定されます。書式を変更したい場合は、

テーブルを選択すると表示される[テーブルデザイン]タブの[テーブルスタイル]から

他の書式を選ぶことができます。

また、表内の任意のセルを選択し、[ホーム]タブ→[テーブルとして書式設定]ボタンをクリックした場合、

書式選択後、テーブルに変換することができます。

■特長・機能

◆データ管理: フィルターや並べ替えボタンが自動で追加され、手軽にデータ管理が行えます。

◆数式の自動拡張と構造化参照: 項目列を追加した際、その項目列全ての行に数式がコピーされます。

また、[@列名]のような形式で数式が表され、

どの列のどの部分を指しているかが分かりやすくなります。

項目列「粗利」を追加

データの1行目に「単価」-「原価」の計算式を指定

「単価」と「原価」のセルを選択して設定すると、下図のような数式が表示されます。

セル番地ではなく、列名で参照(構造化参照)するので数式が読みやすくなり、

作業効率も向上します。

そのまま数式を確定すると、自動的に全ての行に計算式がセットされます。

行がたくさんある場合に大変便利な機能です。

◆テーブル範囲の自動拡張: 新しいデータを入力すると、テーブル範囲が自動的に拡張され、

　　　書式や数式が自動で適用されます。

データを追加

「単価」、「原価」を入れたら、数式で算出している「粗利」も自動で結果が表示されました。

◆集計行: テーブルの一番下に集計行を追加し、

ドロップダウンリストから平均、合計などの集計方法を選択できます。

テーブル内にの任意のデータを選択後、[テーブルデザイン]タブをクリックし、

[集計行]にチェックを入れます。

一番下の行に集計行が表示されます。

一番右の列だけ集計値が表示されていますが、

他の列もリストから集計方法を選び、表示させることができます。

※[集計行]のチェックを外すと、集計行はなくなります。

■テーブルの解除について。

「テーブル」を解除する場合は、

テーブル内の任意のデータを選択し、[テーブルデザイン]タブ→[範囲に変換]をクリックします。

データと書式はそのまま残ります。

■ ご参考までに

テーブル機能を使い、データの追加や削除に応じて、グラフを自動で更新する方法は、

下記のバックナンバーをご参考にしてください。

■

【バックナンバー 557】データの追加や削除に応じて、グラフを自動で更新する方法