Excel情報562　関数 --条件を入力・選択して該当データ一覧を自動表示する方法

【テーマ】
今回は条件を入力または選択することで、一致したデータの一覧を自動表示する方法をご紹介します。条件を切り替えるだけで一覧が更新されます。

【方法】
FILTER関数を使用します。

【参考】
UNIQUE関数と組み合わせると、担当者リストも自動更新できます。また、CHOOSECOLS関数と組み合わせることで、必要な項目だけを簡単に表示できます。

■ 今回の内容

今回は、セルに条件を入力または選択することで、

条件に一致したデータ一覧を自動表示する方法をご紹介します。

また、元データの項目数が多い場合でも結果を確認しやすいように、

条件設定と結果一覧を別シートに分けて表示する方法も併せてご紹介します。

※FILTER関数はExcel2021以降、Microsoft365 でのみ利用可能です。

　ただし、Microsoft 365でも古いバージョンでは対応していないため、ご注意ください。

■ 設定方法

例.

「検索結果」シートで担当者を指定すると、「売上一覧」シートのデータから

条件に一致する担当者のデータを絞り込み、一覧として自動表示する。

「検索結果」シートでデータを表示する一番左上のセル(例ではB7セル)に、FILTER関数を設定します。

※FILTER関数の設定については、バックナンバーをご参照ください。

=FILTER(売上一覧!B5:AE19,売上一覧!D5:D19=検索結果!C4,"該当のデータはありません")

■ ご参考までに

■検索条件のプルダウンリストは、UNIQUE関数を使うと、

元データの変更に合わせて選択肢が自動的に更新されます。

※例では、空白セルに「0」が表示されるのを防ぐため、FILTER関数も併用しています。

=UNIQUE(FILTER(売上一覧!D5:D19,売上一覧!D5:D19<>""))

元データに新しい担当者(例では山田)が増えると、プルダウンリストも自動更新します。

※UNIQUE関数の設定については、バックナンバーをご参照ください。

※UNIQUE関数はExcel2021以降、Microsoft365 でのみ利用可能です。

　ただし、Microsoft 365でも古いバージョンでは対応していないため、ご注意ください。

■CHOOSECOLS関数と組み合わせることで、必要な項目だけを簡単に表示できます。

例では「No」「受注日」「顧客コード」項目のみ、結果を表示しています。

※検索条件として使用した項目（例では「担当者」）は、表示する結果に必ずしも含める必要はありません。

=CHOOSECOLS(FILTER(売上一覧!B5:AE19,売上一覧!D5:D19=検索結果!C4,"該当のデータはありません"),1,2,6)

※CHOOSECOLS関数はExcel2024以降、Microsoft365 でのみ利用可能です。

　ただし、Microsoft 365でも古いバージョンでは対応していないため、ご注意ください。